Checkliste: So organisieren Sie eine Pressekonferenz

Pressekonferenzen werden veranstaltet, wenn ein wichtiges Thema oder Ereignis mit Journalisten besprochen und diskutiert werden soll. Die Checkliste Pressekonferenz (pdf-Datei, 4 Seiten, 67 KB) hilft Ihnen dabei, bei der Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Pressekonferenzen nichts Wichtiges zu vergessen.
Bitte nutzen Sie diese Checkliste ausschließlich für Ihren privaten Bedarf zu Zwecken Ihrer perönlichen Weiterbildung und beachten Sie die Urheberrechte. Vielen Dank!

 

Eine kleine Einführung in die PR

Die Dialogfelder der Public RelationsProfessionelle Öffentlichkeitsarbeit ist in unserer Gesellschaft unverzichtbar.

Der Dialog mit wichtigen Geschäftspartnern, Investoren und politischen Entscheidern sichert den Unternehmenserfolg. Die Bekanntheit von Unternehmen, Produkten oder Dienstleistungen bei Kunden und das Vertrauen, das sie dem Unternehmen entgegenbringen, bestimmen die Absatzchancen. Kommunikation kann Abläufe erleichtern, neue Chancen eröffnen oder Risiken abwenden. Mitarbeiter müssen über die Unternehmensziele informiert und motiviert werden.

Der professionell gesteuerte Dialog mit den Bezugsgruppen eines Unternehmens oder einer Organisation schafft strategische Vorteile und bildet die Basis einer jeden wirtschaftlich oder gesellschaftlich bedeutsamen Aktivität.

Eine Definition von PR, die ich in diesem Zusammenhang gerne verwende, lautet wie folgt:

“Public Relations sind das Management von Kommunikation
von Organisationen mit deren Bezugsgruppen.”  (James Grunig/Todd Hunt, 1984)

Diese Definition veranschaulicht gut das Wesen und die Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit. Einzelne Begriffe und Inhalte der Definition können wie folgt interpretiert werden:

Bezugsgruppen

    • Ein Unternehmen oder eine Organisation steht immer mit Personen oder Gruppen der Gesellschaft in Beziehung. Diese Personen  oder Gruppen beeinflussen die Tätigkeit und den Erfolg der Organisation. Die PR pflegen den Dialog mit diesen Teilöffentlichkeiten, die auch  “Stakeholder” genannt werden.

Management

    • Die Öffentlichkeitsarbeit plant, steuert und kontrolliert die Kommunikation, d.h. es wird nicht nur reagiert, sondern strategisch agiert. Lesen Sie hierzu auch die Beiträge zu PR-Konzeption und PR-Erfolgskontrolle.

Kommunikation

    • Kommunikation bedeutet Dialog. Neben Identität, Zielen, Interessen und Tätigkeiten des Unternehmens bestimmen immer auch die  Erwartungen, Ansichten und Wünsche der Bezugsgruppen die Inhalte dieses Dialogs.

Aufgaben und Ziele

    • Ziel der PR ist es, Vertrauen, Verständnis und Akzeptanz für das Unternehmen zu sichern, damit die Unternehmensziele erreicht  werden können. Hierbei gilt es, durch gezielte Informationsarbeit das Image des Unternehmens aufzubauen und zu pflegen. Public Relations stellen  die Unternehmenspersönlichkeit (Corporate Identity) dar, ermöglichen so die eindeutige Identifizierbarkeit des Unternehmens und schaffen eine  starke Präsenz bei wichtigen Bezugsgruppen.
      Nicht zuletzt erleichtern Public Relations die Integration einer Organisation in die Gesellschaft, indem sie den Interessensausgleich mit  einflussreichen Bezugsgruppen aus dem Umfeld der Organisation fördern.

Um erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit betreiben zu können, sollten Sie sich mit folgenden Dingen vertraut machen:

  • Lernen Sie, wie Sie Ihre Kommunikationsarbeit strategisch planen. Es gibt eine typische Vorgehensweise, wie Konzepte für die PR-Arbeit erstellt werden. Mehr dazu finden Sie im Beitrag “So erstellen Sie PR-Konzepte”.
  • Sie benötigen einen guten Überblick über die Instrumente, die Sie zur Umsetzung Ihrer Kommunikationsstrategie einsetzen können. Sie sollten wissen, welche Maßnahmen Sie beispielsweise für den Kontakt mit Journalisten, den Dialog mit Mitarbeitern oder den Austausch mit Bezugsgruppen am Unternehmensstandort ergreifen können. Eine Übersicht über solche PR-Instrumente finden Sie im Beitrag “Diese PR-Instrumente können Sie für Ihre Kommunikation einsetzen“.
  • Sie müssen beurteilen können, welche PR-Instrumente für welche Kommunikationsaufgabe geeignet und effizient einsetzbar sind. Diese Instrumente sollten sie auch professionell umsetzen. Auf diesen Webseiten finden Sie einige Checklisten, die Ihnen helfen, bei Ihrer PR-Arbeit nichts Wichtiges zu vergessen.
  • Schließlich sollten Sie auch wissen, ob Ihre PR-Maßnahmen erfolgreich waren und Sie Ihre Kommunikationsziele erreicht haben. Auch zur Evaluierung von PR gibt es verschiedene Meßverfahren und Maßnahmen. Eine kleine Einführung in die PR-Erfolgsmessung erhalten Sie im Beitrag “So messen Sie den Erfolg Ihrer PR-Arbeit“.

Ergänzt wird dieses Wissen durch Ihre persönlichen Fähigkeiten, die Sie benötigen, um erfolgreiche PR zu betreiben. Allen voran: Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, Organisationstalent, eine gesunde Neugierde und ein echtes Interesse an anderen Menschen.

Checkliste: So schreiben Sie Presseinformationen

Die Presseinformation ist ein Basis-Instrument der PR-Arbeit. Die Checkliste zum Schreiben von Presseinformationen (pdf-Datei, 2 Seiten, 93 KB) hilft Ihnen dabei, Ihren Pressetext nach journalistischen und PR-typischen Kriterien zu kontrollieren.
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Checkliste: So geben Sie eine Presseinformation heraus

Die Presseinformation ist ein Haupt-Instrument für die Beziehungspflege zu Journalisten. In der Checkliste Presseinformation (pdf-Datei, 2 Seiten, 43 KB) finden Sie Hinweise, welche formalen und sprachlichen Kriterien Sie beachten sollten, wenn Sie eine Presseinformation erstellen. Zudem finden Sie Tipps für die organisatorische Abwicklung vom Entwurf, über die Abstimmung des Textes bis hin zum Versand. Auch für den Fall, dass Sie Ihre Presseinformation per E-Mail versenden wollen, sind in der Checkliste wertvolle Anregungen enthalten. Ausführlichere Informationen, wie Sie eine Presseinformation sprachlich gestalten sollten, finden Sie in der Checkliste zum Schreiben von Presseinformationen.

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Checkliste: Diese Informationen können Sie bei der PR-Analyse recherchieren

Eien gründliche und ausführliche Analyse der Ausgangssituation ist die Grundlage für jedes gute PR-Konzept. Damit Sie einen guten Überblick erhalten, welche Daten und Fakten Sie im Rahmen Ihrer Recherche sammeln können, habe ich für Sie die folgende Checkliste PR-Analyse erstellt (pdf-Datei, 3 Seiten, 48 KB). Bitte nutzen Sie diese Checkliste ausschließlich für Ihren privaten Bedarf zu Zwecken Ihrer perönlichen Weiterbildung und beachten Sie die Urheberrechte. Vielen Dank!

Checkliste: Diese Instrumente können Sie für Ihre interne Kommunikation einsetzen

Die Qualität der internen Kommunikation ist mit entscheidend, wie motiviert Ihre Mitarbeiter arbeiten und wie treu sie Ihrem Unternehmen sind. Eine aktive Kommunikationsarbeit schließt dabei Instrumente ein, die sowohl informative, als auch dialogorientierte und motivierende Elemente beinhalten. Weitere PR-Instrumente ermöglichen den internen Wissenstransfer – ein wichtiger Baustein im Knowledge Management. In der Checkliste Instrumente der internen Kommunikation (pdf-Dokument, 2 Seiten, 146 KB) finden Sie einen Überblick über eine Vielzahl an PR-Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihre interne Kommunikation positiv zu entwickeln.
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Checkliste: So wird Ihr Tag der offenen Tür ein Erfolg

Tage der offenen Tür sind wichtige Ereignisse im Firmengeschehen, um den Familien der Mitarbeiter und weiteren Dialoggruppen am Unternehmensstandort einen Blick hinter die Kulissen zu ermöglichen und Vertrauen aufzubauen. In der Checkliste zum Tag der offenen Tür (pdf-Datei, 3 Seiten, 124 KB) erhalten Sie wertvolle Tipps für die Organisation und Gestaltung dieses Events. Die Checkliste sagt Ihnen, auf was Sie bei der Konzeption, Programmgestaltung, Organisation, Kommunikation und Dokumentation Ihrer Veranstaltung achten sollten.
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Checkliste: Typische Inhalte von Websites und Online-Pressebereichen

Die Website ist die Zentrale Ihrer Online-PR. In der Checkliste zur Website (pdf-Datei, 5 Seiten, 70 KB) erhalten Sie eine umfangreiche Sammlung mit möglichen Inhalten für Ihre Website. Insbesondere für den inhaltlichen Aufbau eines professionellen Online-Pressebereichs sind einige Ideen aufgeführt.
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Checkliste: So erstellen Sie eine Mitarbeiterzeitung

Mitarbeiterzeitungen sind ein wichtiges Instrument für die interne Kommunikation. Die Checkliste Mitarbeiterzeitung (pdf-Datei, 3 Seiten, 54 KB) unterstützt Sie bei der Festlegung der Rahmendaten für Ihre Mitarbeiterzeitung und bei der redaktionellen Arbeit. Zudem gibt es als Anregung eine Sammlung von typischen Inhalten von Mitarbeiterzeitungen.
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Checkliste: So richten Sie Ihren Corporate Blog ein

In einem Webtagebuch können Unternehmen ihren Kunden und weiteren Dialoggruppen täglich spannende Geschichten aus dem Unternehmensalltag bieten, Fragen beantworten oder Service-Themen aufgreifen. Corporate Blogs sind in den letzten Jahren zu einem wichtigen und höchst wirksamen Instrument der Online-PR geworden. Die folgende Checkliste Corporate Blog (pdf-Datei, 5 Seiten, 190 KB) können Sie nutzen, um Ihren Unternehmensblog strategisch zu planen, die Themen und Inhalte festzulegen und die wichtigsten Entscheidungen für die Umsetzung zu treffen.
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